Siedziba Spółki i komórki organizacyjne

Siedziba Zarządu Spółki

Zarząd Spółki Administracji Domów Miejskich „ADM” Sp. z o.o. mieści się w budynku gminnym przy ul. J.J. Śniadeckich 1 w Bydgoszczy
  • sekretariat tel. 52-348-16-01/02 fax 52–348-16-07
  • kancelaria główna tel. 52–348-16-08

Jednostki terenowe (Rejony Obsługi Mieszkańców)

Spółka posiada 5 jednostek terenowych - Rejonów Obsługi Mieszkańców:
  • Rejon Obsługi Mieszkańców nr 1 - ul. Techników 5
    Sekretariat
    tel./fax 52-34-888-70
    Kierownik Anita Pawlak
  • Rejon Obsługi Mieszkańców nr 2 - ul. Broniewskiego 10
    Sekretariat
    tel. 52-348-87-88 fax 52-348-87-88
    Kierownik Leokadia Sojka
  • Rejon Obsługi Mieszkańców nr 3 - ul. Gdańska 9
    Sekretariat
    tel. 52-348-89-20 fax 52-348-89-20
    Kierownik Dorota Nowakowska
  • Rejon Obsługi Mieszkańców nr 4 - ul. Modrzewiowa 23
    Sekretariat
    tel. 52-348-87-60 fax 52-348-87-68
    Kierownik Ewa Kiedrowska
  • Rejon Wspólnot Mieszkaniowych - ul. Toruńska 36
    Sekretariat
    tel. 52-348-87-28 fax 52-348-87-36
    Kierownik Violetta Schulz
Rejony Obsługi Mieszkańców (ROM)
i Rejon Wspólnot Mieszkaniowych (RWM)


Do zadań Kierowników Rejonów Obsługi Mieszkańców Nr 1-4 należy:
  1. Zgłaszanie do Działu Eksploatacji zmian w zarządzanym zasobie.
  2. Bieżący monitoring podległych nieruchomości, zabezpieczenie realizacji ich przeglądów zgodnie z przepisami prawa budowlanego.
  3. Sporządzanie zakresów i kosztorysów drobnych remontów oraz opisów stanu technicznego nieruchomości.
  4. Sporządzanie umów na drobne roboty budowlane i prace o charakterze awaryjnym zgodnie z obowiązującym Regulaminem udzielania zamówień nie objętych ustawą Prawo zamówień publicznych.
  5. Przygotowywanie oraz zawieranie umów na wynajem pomieszczeń gospodarczych.
  6. Przygotowywanie i zawieranie umów najmu gruntu, części nieruchomości budynkowej (np bramy, klatki schodowe), w których najemcą jest Miasto Bydgoszcz po wcześniejszym zaplanowaniu w budżecie środków na ten cel.
  7. Zlecanie wykonywania robót konserwacyjnych w oparciu o zawarte umowy i nadzór nad ich realizacją.
  8. Przygotowywanie propozycji planu remontów i inwestycji zarządzanych zasobów oraz majątku Spółki.
  9. Przekazywanie do Działu Remontów i Inwestycji wniosków najemców i użytkowników lokali dotyczących ich remontu, wyposażenia i poprawy stanu technicznego wraz z niezbędną dokumentacją i opinią ROM.
  10. Kontrola realizacji świadczonych usług przez podmioty zewnętrzne.
  11. Aktualizacja baz danych będących podstawą naliczeń, z wyłączeniem danych aktualizowanych przez Dział Eksploatacji w zakresie opłat za media.
  12. Potwierdzanie wniosków o uzyskanie dodatku mieszkaniowego oraz najem i zamianę lokali.
  13. Przyjmowanie, opiniowanie i przekazywanie do właściwych jednostek organizacyjnych Spółki innych wniosków dotyczących zarządzanych nieruchomości.
  14. Protokolarne przejmowanie opróżnionych lokali mieszkalnych, użytkowych i innych wolnych powierzchni do wynajęcia oraz ich przekazywanie nowym najemcom, a także udział w przejmowaniu i przekazywaniu nieruchomości.
  15. Wskazywanie Wspólnotom Mieszkaniowym gruntów do wydzierżawienia celem właściwej obsługi nieruchomości budynkowych przy współpracy z kierownikami RWM oraz udział w czynnościach dotyczących ustalenia warunków najmu ( negocjacje ) lokali użytkowych, garaży, terenów i reklam wraz z sporządzaniem protokołów pomiaru gruntów.
  16. Wnioskowanie o rozwiązanie umów najmu z przyczyn innych niż zaległości czynszowe.
  17. Uczestnictwo w eksmisjach.
  18. Przygotowywanie dokumentacji związanej z wyodrębnieniem lokalu.
  19. Udział w czynnościach związanych z inwentaryzacją i prywatyzacją zasobu gminnego w tym sprawdzanie poprawności wykonanych inwentaryzacji oraz sporządzanie analiz dotyczących prywatyzowanego zasobu.
  20. Współpraca ze służbami porządkowymi.
  21. Występowanie z wnioskami do dostawców mediów o dostawy lub zmianę parametrów usługi - warunków technicznych po konsultacji z kierownikiem Działu Remontów i Inwestycji. W przypadkach gdy zmiana parametrów usługi ma wpływ na jej koszt również po konsultacji z Kierownikiem Działu Eksploatacji.
  22. Informowanie dostawców o zmianie stanów prawnych nieruchomości.
  23. Przekazywanie danych umożliwiających naliczanie opłat środowiskowych.
  24. Zatwierdzanie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym do zapłaty faktur, rachunków, poleceń przelewów itp. dot. zarządzanych zasobów, z wyjątkiem zatwierdzania pod względem merytorycznym dokumentów dotyczących dostawy mediów (kosztów niezależnych od właściciela) do zarządzanych zasobów.
  25. Dostarczanie wygenerowanej przez Dział Eksploatacji korespondencji dotyczącej mediów (zawiadomień o zmianie wysokości opłat, wyników rozliczeń, informacji o konieczności legalizacji urządzeń pomiarowych, o stanach urządzeń pomiarowych, itp.) użytkownikom lokali oraz dzierżawcom terenów w zarządzanych zasobach.
  26. Zawiadamianie właścicieli zarządzanych nieruchomości prywatnych o wynikach rozliczeń wraz z określeniem terminu zapłaty różnicy ujemnego salda.
  27. Współpraca z właścicielami nieruchomości prywatnych w zakresie zarządu ich nieruchomościami a szczególnie ustalanie planów gospodarczych, wysokości przychodów lub uzyskiwanie decyzji w sprawie realizacji zawartych umów.
  28. Rozliczanie przychodów i kosztów zarządzanych nieruchomości prywatnych:
    • roczne w stosunku do nieruchomości w samoistnym posiadaniu Miasta Bydgoszcz
    • w terminach wynikających z zawartych umów o zarządzanie.
  29. Czynny udział w charakterze przedstawiciela Miasta Bydgoszczy w zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych zarządzanych przez Spółkę. Dodatkowo w przypadku braków kadrowo-organizacyjnych na wniosek Kierownika Działu Gospodarki Nieruchomościami udział w zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych w obcym zarządzie.
  30. Aktualizacja danych w zakresie wysokości opłat z tytułu dostawy mediów, drukowanie oraz dostarczanie korespondencji użytkownikom lokali Miasta Bydgoszczy w nieruchomościach Wspólnot Mieszkaniowych zarządzanych przez RWM.
  31. Wydawanie warunków technicznych montażu wodomierzy, odbiór i plombowanie wodomierzy.
  32. Likwidacja szkód powstałych z tytułu ubezpieczeń majątkowych lub odpowiedzialności cywilnej polegająca na przygotowaniu dokumentacji zdarzenia, zgłoszeniu szkody, udziału w wizjach, weryfikacji wyceny, we współpracy z Działem Remontów i Inwestycji zakresu i wyceny szkody, przygotowaniu dokumentacji księgowej, prowadzeniu ewidencji zdarzeń oraz kwartalne raportowanie do Działu Eksploatacji.
  33. Kontrola prawidłowości działania instalacji wod-kan, co i cwu, elektrycznej, gazowej oraz urządzeń pomiarowych budynkowych i lokalowych, w przypadku stwierdzenia zawyżonych zużyć mediów lub na zgłoszenie ZE. Diagnoza powodów zawyżonych zużyć, lokalizacja awarii, odczyty kontrolne urządzeń pomiarowych.

Do zadań Kierownika Rejonu Wspólnot Mieszkaniowych należy:
  1. Prowadzenie i aktualizacja ewidencji zarządzanych zasobów Wspólnot Mieszkaniowych.
  2. Bieżący monitoring podległych nieruchomości oraz dokonywanie ich przeglądu zgodnie z przepisami prawa budowlanego.
  3. Kontrola realizacji uchwał Wspólnot Mieszkaniowych oraz realizacji świadczonych usług przez podmioty zewnętrzne.
  4. Przygotowywanie harmonogramu zebrań sprawozdawczo-wyborczych Wspólnot Mieszkaniowych i ich obsługa.
  5. Monitorowanie wpływu należnych wpłat właścicieli oraz podejmowanie czynności przedwindykacyjnych.
  6. Przekazywanie i przejmowanie nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych.
  7. Aktualizacja bazy danych w zakresie stanu zarządzanych zasobów.
  8. Przygotowanie dokumentacji do ubiegania się o uzyskanie kredytu lub dotacji.
  9. Przekazywanie do Działu Gospodarki Nieruchomościami informacji o nieruchomościach, w  stosunku do których należy wykonać inwentaryzację, zatwierdzanie inwentaryzacji poprzez podjęcie stosownych uchwał i ich przekazywanie do Działu Gospodarki Nieruchomościami, celem  doprowadzenia do sprostowania udziałów w nieruchomości.
  10. Współpraca ze służbami porządkowymi.
  11. Potwierdzanie wniosków właścicieli o uzyskanie dodatku mieszkaniowego.
  12. Wystawianie dokumentów sprzedaży dotyczących części wspólnych nieruchomości oraz odsprzedaży mediów.
  13. Rozliczanie kosztów dostawy mediów, wywozu nieczystości stałych i płynnych, utrzymania dźwigów oraz domofonów, anten zbiorczych i urządzeń do podnoszenia ciśnienia wody.
  14. Prowadzenie dokumentacji księgowo-finansowej w zakresie zarządzanych nieruchomości oraz kosztów własnych. Rozliczanie oraz sporządzanie analiz przychodów i kosztów zarządzanych nieruchomości.
  15. Analiza kosztów i przychodów Wspólnot Mieszkaniowych oraz rozliczanie Wspólnot Mieszkaniowych w tym właścicieli.
  16. Zlecanie wykonania robót konserwacyjnych i remontowych w oparciu o zawarte umowy oraz  przygotowywanie zestawień robót w oparciu o plany gospodarcze Wspólnot Mieszkaniowych.
  17. Współpraca z operatorami telekomunikacyjnymi w obszarze budowy instalacji  teletechnicznych w budynkach Wspólnot Mieszkaniowych.
  18. Zatwierdzanie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym do zapłaty faktur, rachunków, poleceń przelewów itp. dotyczących zarządzanych zasobów.
  19. Sporządzanie i wypowiadanie umów dotyczących prac remontowych, konserwacyjnych, dostawy  mediów, kominiarskich, przeglądów technicznych, pogotowia technicznego, sprzątania  nieruchomości, wywozu nieczystości nietypowych, dezynsekcji, deratyzacji i dezynfekcji, wycinki, nasadzeń i rekultywacji terenów, najmu i dzierżawy części wspólnych, oraz umów  przyłączeniowych do infrastruktury technicznej dostawców mediów.
  20. Przygotowywanie i zawieranie umów najmu gruntu, części nieruchomości budynkowej (np. bramy, klatki schodowe), w których najemcą jest Miasto Bydgoszcz.
  21. Występowanie z wnioskami do dostawców mediów o zmianę parametrów usługi (dla dostaw energii elektrycznej i gazu po konsultacji z kierownikiem Działu Remontów i Inwestycji).
  22. Weryfikowanie umów na dostawę mediów dla Wspólnot Mieszkaniowych.
  23. Przygotowywanie poleceń przelewów z tytułu wynagrodzenia za zarządzanie nieruchomościami Wspólnot Mieszkaniowych.
  24. Sporządzanie umów na zarządzanie nieruchomościami Wspólnot Mieszkaniowych.
  25. Obsługa i kontrola programu rozliczającego przychody i koszty eksploatacyjne Wspólnot Mieszkaniowych.
  26. Podejmowanie działań w celu utrzymania zarządu nieruchomościami Wspólnot Mieszkaniowych.
  27. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z opłatami publiczno-prawnymi i opłatami środowiskowymi dotyczącymi budynków Wspólnot Mieszkaniowych.
  28. Prowadzenie całokształtu spraw w zakresie ubezpieczeń majątkowych, ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej oraz realizacja wszelkich spraw związanych z likwidacją szkód w budynkach Wspólnot Mieszkaniowych.
  29. Planowanie, zatwierdzanie faktur oraz księgowanie kosztów utrzymania własnej siedziby.
  30. Pobieranie od właścicieli lokali opłat za czynności nie objęte umowami o administrowanie  nieruchomością wspólną.
  31. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z wdrożeniem i obsługą spraw związanych z  Polityką Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych we Wspólnotach  Mieszkaniowych.
  32. Prowadzenie całokształtu zadań związanych z windykacją należności wspólnot mieszkaniowych, w tym:
    • prowadzenie windykacji polubownej oraz przygotowywanie i przekazywanie do Kancelarii Prawnej spraw ww. należności celem skierowania do windykacji sądowej,
    • przekazywanie Kancelarii Prawnej informacji o wpłatach dokonywanych przez dłużników na poczet kosztów zastępstwa procesowego należnych radcy prawnemu bądź adwokatowi oraz na poczet należności objętych postępowaniami sądowymi i egzekucyjnymi.

Biuro Zarządu (ZZ)

Do zadań Kierownika Biura Zarządu należy:
  1. Ogólny nadzór nad organizacją Spółki związany z inicjowaniem i wprowadzaniem zmian w Regulaminie Organizacyjnym i innych wewnętrznych aktach normatywnych w oparciu o uchwały i inne decyzje podejmowane przez organy Spółki.
  2. Koordynowanie współpracy między Zgromadzeniem Wspólników, Radą Nadzorczą, Zarządem i kierownictwem poszczególnych komórek organizacyjnych.
  3. Przygotowywanie materiałów i obsługa posiedzeń władz Spółki oraz przekazywanie podjętych decyzji i ustaleń właściwym organom i komórkom organizacyjnym celem ich realizacji.
  4. Opracowywanie projektów uchwał, zarządzeń, poleceń, regulaminów i instrukcji dotyczących działalności Spółki.
  5. Obsługa zewnętrznych organów kontrolujących Spółkę.
  6. Obsługa kancelaryjna Spółki oraz sekretariatu siedziby Spółki.
  7. Prowadzenie archiwum zakładowego i spraw związanych z utylizacją odpadów innych aniżeli sprzęt elektryczny i elektroniczny.
  8. Prowadzenie spraw administracyjnych dotyczących funkcjonowania Spółki w tym związanych z usługami telefonii komórkowej.

Główny Specjalista ds. kontroli wewnętrznej (ZK)

Do zakresu zadań Głównego Specjalisty ds. kontroli wewnętrznej należy:
  1. Przeprowadzanie kontroli w zakresie spraw związanych z działalnością Spółki na podstawie opracowanych planów oraz na polecenie Zarządu.
  2. Opracowywanie protokołów pokontrolnych i przedkładanie ich Zarządowi do ostatecznej decyzji oraz przygotowywanie zaleceń pokontrolnych.
  3. Przeprowadzanie inwentaryzacji zgodnie z przepisami dotyczącymi rachunkowości.
  4. Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych.

Dział Zamówień Publicznych (ZZP)

Do zadań Kierownika Działu Zamówień Publicznych należy:
  1. Przygotowywanie rocznych planów zamówień publicznych.
  2. Przygotowywanie i realizacja procedur przetargowych określonych ustawą Prawo zamówień publicznych oraz wyłączonych ze stosowania tej ustawy.
  3. Przygotowywanie umów na realizację prowadzonych postępowań o zamówienie publiczne.
  4. Akceptacja zamówień zgodnie z instrukcją budżetowania.

Dział Mieszkaniowy (ZDM)

Do zadań Kierownika Działu Mieszkaniowego należy realizacja zagadnień związanych z zaspokajaniem potrzeb mieszkaniowych Miasta Bydgoszcz, a w szczególności:
  1. Merytoryczny nadzór nad całokształtem zagadnień mieszkaniowych realizowanych w Spółce.
  2. Przyjmowanie interwencji najemców oraz osób zainteresowanych uzyskaniem pomocy mieszkaniowej z zasobu Miasta i nadzór nad realizacją spraw przekazywanych jednostkom organizacyjnym w ramach przyjmowanych interwencji.
  3. Organizacja obsługi związanej z realizacją zadań prowadzonych w zakresie działalności Miejskiej Komisji Mieszkaniowej.
  4. Reprezentowanie Spółki w zakresie realizacji polityki mieszkaniowej Miasta.
  5. Reprezentowanie Spółki podczas interwencji mieszkańców przyjmowanych przez przedstawicieli władz Miasta.
  6. Typowanie lokali mieszkalnych do przekwalifikowania na lokale socjalne i socjalnych na mieszkalne oraz uczestnictwo w pracach komisji dokonującej przekwalifikowania.
  7. Prowadzenie ewidencji wolnych lokali mieszkalnych, socjalnych oraz pomieszczeń tymczasowych.
  8. Przygotowywanie materiałów dla Prezydenta Miasta w sprawach o opróżnienie nieruchomości oraz innych wymagających jego akceptacji.
  9. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z wykwaterowaniami, ustaleniem prawa do tytułu prawnego oraz zamianą lokali mieszkalnych i socjalnych oraz ponownym zawarciem umowy najmu.
  10. Przekazywanie Działowi Egzekucji dokumentacji w celu wystosowania do Kancelarii Prawnej prośby o wytoczenie powództwa o eksmisję przeciwko osobom zajmującym lokal bez tytułu prawnego na skutek odmowy zawarcia umowy najmu bądź stwierdzenia braku zaistnienia przesłanek wstąpienia w stosunek najmu, jak również w przypadku bezumownego zajęcia pustostanu.
  11. Realizacja wyroków eksmisyjnych w części dotyczącej wskazania lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego.
  12. Sporządzanie umów najmu lokali mieszkalnych, lokali socjalnych, pomieszczeń tymczasowych i pracowni plastycznych, dokonywanie zmian ich postanowień oraz przygotowywanie dokumentów stanowiących podstawę do wypowiadania umów najmu w przypadku zaistnienia ustawowych bądź umownych przesłanek, za wyjątkiem wypowiadania umów z powodu pozostawania przez najemców w zwłoce z zapłatą czynszu.
  13. Rozpatrywanie wniosków o podnajem oraz przydział wolnej części lokalu wspólnego.
  14. Planowanie i kontrola realizacji planu przychodów z lokali mieszkalnych będących własnością Gminy, Skarbu Państwa, Spółki i osób fizycznych.
  15. Rozpatrywanie wniosków o przyznanie zniżek socjalnych.

Dział Gospodarki Nieruchomościami (ZGN)

Do zadań Kierownika Działu Gospodarki Nieruchomościami należy:
  1. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z udziałem Miasta lub Skarbu Państwa we Wspólnotach Mieszkaniowych.
  2. Prowadzenie ewidencji zasobów zarządzanych przez obcych zarządców nieruchomości – Wspólnot Mieszkaniowych z udziałem Miasta Bydgoszczy lub Skarbu Państwa oraz prowadzenie sprawozdawczości i przygotowanie analiz dotyczących udziału Miasta lub Skarbu Państwa we Wspólnotach Mieszkaniowych.
  3. Wykonywanie wszelkich czynności zmierzających do wycofywania udziału Gminy z nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych - inwentaryzacje, prostowanie udziałów, wycena, sprzedaż.
  4. Reprezentowanie Miasta lub Skarbu Państwa we Wspólnotach Mieszkaniowych w administracji obcej.
  5. Zaskarżanie uchwał Wspólnot Mieszkaniowych niezgodnych z prawem lub naruszających interes Miasta Bydgoszczy lub Skarbu Państwa.
  6. Uczestnictwo w przekazywaniu nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych z udziałem Miasta Bydgoszczy obcemu zarządcy.
  7. Kontrola i weryfikacja zgromadzonych środków finansowych przez Miasto Bydgoszcz we Wspólnotach Mieszkaniowych po wypowiedzeniu umowy na zarządzanie, przed przekazaniem nieruchomości innemu zarządcy.
  8. Weryfikacja i bieżące uzgadnianie wysokości zaliczki należnej Wspólnotom Mieszkaniowym będącym w obcym zarządzie.
  9. Weryfikacja i uzgadnianie rozliczeń zgromadzonych środków Gminy Bydgoszcz po sprzedaży kolejnych lokali gminnych znajdujących się w budynkach wspólnotowych.
  10. Koordynacja przepływu informacji i dokumentów dotyczących Wspólnot Mieszkaniowych pomiędzy ROM 1-4, RWM 1-2 oraz pozostałymi komórkami organizacyjnymi Spółki.
  11. Koordynacja procesu przekazywania Wspólnot Mieszkaniowych łącznie z wypowiedzeniem dostępu do konta bankowego.
  12. Zawiadamianie banków o wygaśnięciu uprawnienia Zarządcy do dysponowania kontem Wspólnoty Mieszkaniowej po przekazaniu w obcy zarząd.

Dział Egzekucji (ZEG)

Do zadań Kierownika Działu Egzekucji należy całokształt zadań związanych z windykacją należności Spółki oraz Miasta Bydgoszczy (stanowiących przychody z nieruchomości komunalnych przekazanych Spółce w zarząd), a w szczególności:
  1. Prowadzenie windykacji polubownej i komorniczej w stosunku do wszystkich należności Spółki oraz przygotowywanie i przekazywanie do Kancelarii Prawnej spraw ww. należności celem skierowania do windykacji sądowej, a w części przypadków także komorniczej.
  2. Prowadzenie windykacji polubownej należności Miasta Bydgoszczy i Skarbu Państwa oraz przygotowywanie i przekazywanie do Kancelarii Prawnej spraw ww. należności celem skierowania do windykacji sądowej i komorniczej.
  3. Sporządzanie wykazów należności nieściągalnych po otrzymaniu postanowień komornika o bezskutecznej egzekucji oraz monitoring terminów powtórnego wszczęcia egzekucji zgodnie z decyzją Zarządu.
  4. Nadzór i realizacja całokształtu rozliczeń z Kancelarią Prawną w zakresie wynagrodzenia za podejmowane czynności.
  5. Sporządzanie wykazów należności, których nieściągalność jest uprawdopodobniona z powodu zgonu dłużników oraz wykazów należności podlegających spisaniu w koszty Spółki z innych tytułów.
  6. Sporządzanie umów cesji wierzytelności.
  7. Przekazywanie informacji o istnieniu przesłanek do wypowiedzenia umowy najmu z powodu zaległości do Działu Sprzedaży bądź właściwego Rejonu Obsługi Mieszkańców.
  8. Kierowanie pisemnych uprzedzeń o zamiarze wypowiedzenia umowy najmu, wypowiadanie umów najmu lokali mieszkalnych, socjalnych oraz pomieszczeń tymczasowych oraz współpraca z Kancelarią Prawną w celu uzyskania wyroków eksmisyjnych przeciwko osobom zajmującym lokale bez tytułu prawnego.
  9. Podejmowanie wszelkich czynności związanych z realizacją prawomocnych wyroków eksmisyjnych, z wyłączeniem wskazania lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego.
  10. Wydawanie zaświadczeń o pomocy de minimis oraz sporządzanie i przekazywanie Prezesowi UOKiK sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej.
  11. Nadzór i realizacja całokształtu rozliczeń z Miastem Bydgoszcz w zakresie wydatków ponoszonych przez Spółkę w imieniu Miasta Bydgoszczy i Skarbu Państwa w ramach prowadzonych postępowań sądowych i egzekucyjnych.
  12. Wypełnianie i opiniowanie wniosków o ponowne zawarcie umów najmu lokali mieszkalnych i socjalnych, po utracie tytułu z powodu zaległości.
  13. Bieżąca współpraca z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w zakresie wskazywania osób, u których może występować trudna sytuacja życiowa.
  14. Planowanie i kontrola realizacji planu dochodów Miasta Bydgoszczy i Skarbu Państwa z gospodarki zasobem powierzonym Spółce do zarządzania, a także planu wydatków na pokrycie kosztów prowadzonych postępowań sądowych i egzekucyjnych.
  15. Ustalanie następców prawnych odpowiedzialnych za spłatę zobowiązań wobec Miasta Bydgoszczy lub Skarbu Państwa w przypadkach zgonu dłużnika i podejmowanie wobec nich czynności windykacyjnych.
  16. Realizacja całokształtu zagadnień związanych ze zgłaszaniem informacji o zadłużeniu dłużników Miasta Bydgoszczy do rejestru dłużników Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor.

Zespół ds. bhp, o.c. i p.poż. (ZB)

Do zadań Zespołu ds. bhp, o.c. i p.poż. należy:
  1. Wykonywanie uprawnień i obowiązków służby bhp.
  2. Przeprowadzanie wstępnych szkoleń w zakresie ochrony bhp i przeciwpożarowej.
  3. Kontrola przestrzegania przez pracowników przepisów bhp. i p.poż.
  4. Organizowanie przedsięwzięć mających na celu zapobieganie zagrożeniom dla życia lub zdrowia pracowników oraz systematyczną poprawę bhp, kontrolowanie wykonania zadań zleconych w tym zakresie.
  5. Prowadzenie ewidencji wypadków przy pracy oraz analiza przyczyn ich powstania.
  6. Nadzór nad prawidłową eksploatacją dźwigów osobowych w zarządzanych budynkach.
  7. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z ochroną przeciwpożarową w zarządzanych budynkach i budowlach.
  8. Koordynacja i nadzór nad realizacją wszystkich zadań wyznaczonych Spółce w kompleksowym programie organizacji i przygotowania obrony cywilnej.

Główny Księgowy (ZG)

Do zadań Głównego Księgowego należy:
  1. Merytoryczny nadzór nad całokształtem zagadnień księgowo-finansowych realizowanych w Spółce.
  2. Prowadzenie księgowości zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  3. Nadzorowanie ewidencji majątku trwałego i wyposażenia Spółki.
  4. Organizowanie księgowości, dbanie o prawidłowe dokumentowanie zdarzeń gospodarczych, zapewnianie terminowego ustalania zobowiązań podatkowych oraz czuwanie nad terminowym dokonywaniem płatności z tytułu rozliczeń z organami podatkowymi i udziałowcem Spółki.
  5. Opracowywanie i uaktualnianie planu kont.
  6. Sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat oraz innych sprawozdań, których wykonanie wynika z przepisów prawa.
  7. Nadzorowanie działań związanych z dochodzeniem należności Spółki.
  8. Nadzorowanie pracy nad projektem rocznego planu przychodów, kosztów i wyniku finansowego Spółki oraz projektem rocznego sprawozdania Zarządu z działalności Spółki.
  9. Nadzór nad realizacją zadań w zakresie rozliczeń kosztów mediów.

Dział Księgowo-Finansowy (GKF)

Do zadań Kierownika Działu Księgowo-Finansowego w szczególności należy:
  1. Dokumentowanie zdarzeń gospodarczych Spółki i prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z zakładowym planem kont.
  2. Bieżące planowanie przypływów gotówkowych w celu zapewnienia płynności finansowej i terminowego dokonywania zapłat.
  3. Współpraca z bankami m.in. w zakresie efektywnego lokowania wolnych środków finansowych.
  4. Prowadzenie spraw kaucji mieszkaniowych, użytkowych remontowych itp. (naliczanie odsetek, przygotowywanie do wypłaty, odpowiedzi na pisma).
  5. Prowadzenie likwidatury faktur.
  6. Sporządzanie analiz ekonomiczno-finansowych z działalności Spółki na potrzeby władz Spółki.
  7. Sporządzanie projektu rocznego planu przychodów, kosztów i wyniku finansowego Spółki oraz projektu rocznego sprawozdania Zarządu z działalności Spółki.
  8. Prowadzenie kasy (wewnętrznej) Spółki.
  9. Przygotowywanie przelewów zaliczek w imieniu Gminy Bydgoszcz do Wspólnot Mieszkaniowych.

Dział Spraw Pracowniczych (ZP)

Do zadań Kierownika Działu Spraw Pracowniczych należy w szczególności:
  1. Realizowanie polityki kadrowo-płacowej określonej przez Zarząd Spółki.
  2. Kontrola przestrzegania regulaminu pracy.
  3. Prowadzenie całokształtu spraw osobowych pracowników Spółki.
  4. Naliczanie wynagrodzeń i innych należności wynikających z umów o pracę, Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy oraz wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych zawieranych, w imieniu Wspólnot Mieszkaniowych.
  5. Dokonywanie naliczeń zasiłków i świadczeń ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.
  6. Prowadzenie całokształtu spraw socjalnych pracowników, emerytów i rencistów.
  7. Realizowanie spraw związanych z przejściem pracowników na emeryturę, rentę oraz świadczenie rehabilitacyjne.
  8. Prowadzenie spraw w zakresie szkoleń, w tym obowiązkowych bhp i p.poż. dla pracowników i zleceniobiorców.

Dział Informatyki (ZI)

Do zadań Kierownika Działu Informatyki w szczególności należy:
  1. Nadzór nad poprawnym działaniem sprzętu: komputerowego, drukującego, skanującego, zasilaczy awaryjnych oraz kopiującego.
  2. Prowadzenie wszelkich czynności mających na celu umożliwienie właściwego korzystania z oprogramowania funkcjonującego w Spółce.
  3. Nadzór nad prawidłowym działaniem sieci komputerowej i telefonicznej.
  4. Zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi do drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych i kopiujących.
  5. Współpraca z operatorami telekomunikacyjnymi w zakresie prawidłowego działania łączy teleinformatycznych.
  6. Nadzór nad bezpieczeństwem danych osobowych.
  7. Prowadzenie bieżącej inwentaryzacji środków trwałych w zakresie sprzętu informatycznego oraz nadzór nad legalnością oprogramowania informatycznego.
  8. Przygotowywanie dokumentacji odnośnie postępowań przetargowych, dotyczących branży teletechnicznej i informatycznej.
  9. Administracja stronami internetowymi oraz nadzór nad prawidłowym działaniem poczty elektronicznej.
  10. Planowanie i kontrola budżetu w zakresie sprzętu informatycznego, oprogramowania serwerowego i użytkowego oraz usług informatycznych związanych z działalnością Spółki.
  11. Wykonywanie kluczowych procesów w Zintegrowanym Systemie Informatycznym.
  12. Wykonywanie czynności administracyjno-użytkowych w systemach bankowości elektronicznej.
  13. Administracja portalem sprawozdawczości elektronicznej GUS w zakresie nadawania uprawnień dla użytkowników, nadzoru nad terminowym składaniem stosownych deklaracji.
  14. Administracja systemem Internetowej Obsługi Kontrahenta.
  15. Prowadzenie magazynu sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz utylizacja odpadów tego sprzętu.
  16. Prowadzenie spraw związanych z łącznością telefoniczną i teleinformatyczną z wyłączeniem usług telefonii komórkowej.
  17. Pełnienie funkcji Administratora Systemu Informatycznego.

Dział Remontów i Inwestycji (ZRI)

Do zadań Kierownika Działu Remontów i Inwestycji należy prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją zadań inwestycyjnych i remontowych Spółki, a w szczególności:
  1. Funkcjonalny nadzór nad realizacją zagadnień remontowych, inwestycyjnych i konserwacyjnych związanych z obsługą techniczną nieruchomości oraz utrzymaniem obiektów budowlanych.
  2. Sporządzanie planów remontów oraz inwestycji budowlanych.
  3. Wypełnianie praw i obowiązków uczestników procesu budowlanego w zakresie prowadzenia nadzoru inwestorskiego nad realizacją prac remontowych i inwestycyjnych wraz z ich odbiorem.
  4. Uzyskiwanie decyzji pozwolenia na wykonywanie robót budowlanych.
  5. Sporządzanie zakresów i kosztorysów robót budowlanych.
  6. Weryfikacja umów na dostawę energii elektrycznej i gazu oraz wody w zakresie parametrów technicznych.
  7. Udział wraz z ROM-ami w przygotowaniu dokumentacji do postępowań przetargowych na prace konserwacyjne oraz kontrole stanu technicznego wynikające z przepisów Prawa budowlanego.
  8. Rozpatrywanie wniosków mieszkańców, użytkowników i osób trzecich w sprawach prac remontowych lub inwestycyjnych, zmiany wyposażenia lub źródła grzania na podstawie otrzymanych z ROM-u dokumentów i opinii.
  9. Zajmowanie we współpracy z ROM-ami stanowiska w przypadku otrzymania zawiadomienia o wszczętym postępowaniu administracyjnym przez Urząd Miasta.
  10. Prowadzenie na wniosek ROM-u, ZDM-u spraw formalnych związanych z przekwalifikowaniem lokali mieszkalnych i użytkowych na podstawie załączonej do wniosku zgody właściciela lokalu.
  11. Potwierdzanie rzeczowo-finansowe zamówień wynikających z instrukcji budżetowania na roboty budowlane oraz wniosków o wszczęcie postępowania przetargowego.

Dział Sprzedaży (ZS)

Do zadań Kierownika Działu Sprzedaży należy:
  1. Prowadzenie ewidencji lokali użytkowych, garaży murowanych i boksów.
  2. Ewidencja zawartych umów najmu i dzierżaw.
  3. Prowadzenie postępowań dotyczących najmu lub dzierżawy lokali użytkowych, garaży, terenów, powierzchni itp. w oparciu o obowiązujące w Spółce akty normatywne:
    • organizowanie przetargów wraz z dokumentowaniem ich przebiegu,
    • organizowanie rokowań wraz z dokumentowaniem ich przebiegu,
    • przygotowywanie umów.
  4. Prowadzenie w systemie informatycznym aktualnych danych kontrahentów i wystawianie dokumentów sprzedaży oraz korekt.
  5. Przygotowywanie aneksów, wypowiedzeń umów najmu lub dzierżawy.
  6. Prowadzenie postępowania dotyczącego odzyskiwania lokali, garaży, terenów, itp. po rozwiązaniu umowy oraz współpraca z kancelarią prawną w zakresie eksmisji.

Dział Eksploatacji (ZE)

Do zadań Kierownika Działu Eksploatacji należy:
  1. Prowadzenie ewidencji zarządzanych nieruchomości.
  2. Prowadzenie ewidencji zawartych umów na zarządzanie, z wyjątkiem umów dotyczących Wspólnot Mieszkaniowych.
  3. Wyjaśnianie stanów prawnych nieruchomości.
  4. Przyjmowanie i przekazywanie nieruchomości w oparciu o dyspozycje właścicieli, przy współpracy z właściwymi Wydziałami Urzędu Miasta, z wyłączeniem nieruchomości stanowiących własność Wspólnot Mieszkaniowych.
  5. Udział w przekazywaniu nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych powstałych z mocy prawa, których właściciele nie powierzyli zarządu Spółce.
  6. Prowadzenie całokształtu spraw niezbędnych do określenia wysokości należnego podatku od nieruchomości, podatku rolnego oraz podatku leśnego.
  7. Współuczestniczenie w przygotowywaniu umów na dostawę mediów i usług pozwalających na prawidłową eksploatację nieruchomości, zawieranych w wyniku postępowań przetargowych.
  8. Udział w opracowywaniu regulaminów rozliczeń opłat niezależnych od właściciela.
  9. Wspomaganie formalno-prawne Rejonu Wspólnot Mieszkaniowych w realizacji zadań w zakresie rozliczeń kosztów mediów.
  10. Występowanie do dostawców mediów z wnioskami o zmiany parametrów – mocy zamówionej dla co i cwu oraz symbolu grupy taryfowej taryfy dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków.
  11. Zatwierdzanie pod względem merytorycznym faktur, rachunków dot. dostawy mediów (kosztów utrzymania lokali niezależnych od właściciela) do zarządzanych zasobów oraz specyfikacja dokumentów zakupu.
  12. Sporządzanie analiz przychodów i kosztów dostawy mediów do zarządzanych nieruchomości.
  13. Aktualizacja danych w zakresie wysokości zaliczkowych opłat z tytułu dostawy mediów do lokali, z wyłączeniem lokali Miasta Bydgoszczy w nieruchomościach Wspólnot Mieszkaniowych zarządzanych przez RWM. Przekazywanie do właściwego ROM wygenerowanych dokumentów, celem poinformowania użytkownika.
  14. Zgłaszanie do właściwego ROM zawyżonych zużyć mediów w zarządzanych nieruchomościach.
  15. Rozliczanie kosztów dostawy mediów do nieruchomości oraz kosztów odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości płynnych.
  16. Drukowanie oraz przekazywanie do właściwego ROM korespondencji dotyczącej mediów (wyników rozliczeń, informacji o konieczności legalizacji urządzeń pomiarowych, o stanach urządzeń pomiarowych, itp.) użytkownikom lokali oraz dzierżawcom terenów w zarządzanych zasobach.
  17. Sporządzanie dokumentacji niezbędnej do przygotowania postępowań przetargowych na usługi związane z: z wymianą lub montażem urządzeń pomiarowych – wodomierzy i ciepłomierzy lokalowych, utrzymaniem czystości, AZART, DDD, ochrona fizyczna, dozór elektroniczny, odbiór nieczystości płynnych, wycinką i nasadzeniami zieleni, opróżnienie po zgonach i przeprowadzki, wymianę piasku w piaskownicach i urządzeniami klimatyzacyjnymi.
  18. Sprawozdawczość GUS, przygotowywanie wszelkich danych na temat zużyć lub kosztów mediów.
  19. Prowadzenie całokształtu spraw w zakresie ubezpieczeń majątkowych i ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej zarządzanych nieruchomości wraz z majątkiem Spółki oraz nadzór nad realizacją spraw związanych z likwidacją szkód, z wyłączeniem nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych. Przygotowywanie raportów dotyczących ubezpieczeń wszystkich zarządzanych przez Spółkę nieruchomości Wspomaganie formalno-prawne ROM i RWM w zakresie ubezpieczeń.
  20. Zawieranie umów o zarząd nieruchomościami prywatnymi.
  21. Składanie sprawozdań z tytułu wprowadzenia zanieczyszczeń do środowiska.
  22. Prowadzenie całokształtu spraw w zakresie gospodarowania odpadami komunalnymi zarządzanych nieruchomości wraz z nieruchomościami Spółki „ADM” z wyjątkiem nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych oraz składanie deklaracji o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
  23. Zatwierdzanie i nadzór nad zlecaniem odbioru odpadów z nieruchomości niezamieszkałych.
  24. Prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją Programu umożliwiającego zwolnienie z długu z tytułu używania lokali mieszkalnych wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego Miasta Bydgoszczy poprzez spełnienie świadczenia niepieniężnego.
  25. Zatwierdzanie i nadzór nad całokształtem spraw związanych ze składanymi wnioskami o zgodę właściciela na wycinkę drzew i krzewów oraz wnioskami o wydanie decyzji zezwalającej na wycinkę drzew i krzewów.

Wytworzył: Katarzyna Oksik (30 grudnia 2010)
Opublikował: Tomasz Zelazko (31 grudnia 2010, 13:45:31)
Podmiot udostępniający: Sekcja ds. Informatyki

Ostatnia zmiana: Tomasz Zet (12 grudnia 2019, 10:01:26)
Zmieniono: Aktualizacja adresu siedziby Rejonu Obsługi Mieszkańców nr 4.

rejestr zmian tej informacji »


Liczba odsłon: 20247

wersja do zapisu wersja do druku

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w naszej Polityce Cookies.

Zamknij