Siedziba Spółki i komórki organizacyjne
Siedziba Zarządu Spółki
Zarząd Spółki Administracji Domów Miejskich „ADM” Sp. z o.o. mieści się w budynku gminnym przy ul. J.J. Śniadeckich 1 w Bydgoszczy
- sekretariat tel. 52-348-16-01/02 fax 52–348-16-07
- kancelaria główna tel. 52–348-16-08
Rejony Obsługi Mieszkańców (ROM)
i Rejon Wspólnot Mieszkaniowych (RWM)
i Rejon Wspólnot Mieszkaniowych (RWM)
Do zadań Kierowników Rejonów Obsługi Mieszkańców Nr 2-4 należy:
Do zadań Kierownika Rejonu Wspólnot Mieszkaniowych należy:
- Zgłaszanie do Działu Eksploatacji zmian w zarządzanym zasobie.
- Bieżący monitoring podległych nieruchomości, zabezpieczenie realizacji ich przeglądów zgodnie z przepisami prawa budowlanego.
- Sporządzanie zakresów i kosztorysów drobnych remontów oraz opisów stanu technicznego nieruchomości.
- Sporządzanie umów na drobne roboty budowlane i prace o charakterze awaryjnym zgodnie z obowiązującym Regulaminem udzielania zamówień nie objętych ustawą Prawo zamówień publicznych.
- Przygotowywanie oraz zawieranie umów na wynajem pomieszczeń gospodarczych.
- Przygotowywanie i zawieranie umów najmu gruntu, części nieruchomości budynkowej (np bramy, klatki schodowe), w których najemcą jest Miasto Bydgoszcz po wcześniejszym zaplanowaniu w budżecie środków na ten cel.
- Zlecanie wykonywania robót konserwacyjnych w oparciu o zawarte umowy i nadzór nad ich realizacją.
- Przygotowywanie propozycji planu remontów i inwestycji zarządzanych zasobów oraz majątku Spółki.
- Przekazywanie do Działu Remontów i Inwestycji wniosków najemców i użytkowników lokali dotyczących ich remontu, wyposażenia i poprawy stanu technicznego wraz z niezbędną dokumentacją i opinią ROM.
- Kontrola realizacji świadczonych usług przez podmioty zewnętrzne.
- Aktualizacja baz danych będących podstawą naliczeń, z wyłączeniem danych aktualizowanych przez Dział Eksploatacji w zakresie opłat za media.
- Potwierdzanie wniosków o uzyskanie dodatku mieszkaniowego oraz najem i zamianę lokali.
- Przyjmowanie, opiniowanie i przekazywanie do właściwych jednostek organizacyjnych Spółki innych wniosków dotyczących zarządzanych nieruchomości.
- Protokolarne przejmowanie opróżnionych lokali mieszkalnych, użytkowych i innych wolnych powierzchni do wynajęcia oraz ich przekazywanie nowym najemcom, a także udział w przejmowaniu i przekazywaniu nieruchomości.
- Wskazywanie Wspólnotom Mieszkaniowym gruntów do wydzierżawienia celem właściwej obsługi nieruchomości budynkowych przy współpracy z kierownikiem RWM oraz udział w czynnościach dotyczących ustalenia warunków najmu ( negocjacje ) lokali użytkowych, garaży, terenów i reklam wraz z sporządzaniem protokołów pomiaru gruntów.
- Wnioskowanie o rozwiązanie umów najmu z przyczyn innych niż zaległości czynszowe.
- Uczestnictwo w eksmisjach.
- Przygotowywanie dokumentacji związanej z wyodrębnieniem lokalu.
- Udział w czynnościach związanych z inwentaryzacją i prywatyzacją zasobu gminnego w tym sprawdzanie poprawności wykonanych inwentaryzacji oraz sporządzanie analiz dotyczących prywatyzowanego zasobu.
- Współpraca ze służbami porządkowymi.
- Występowanie z wnioskami do dostawców mediów o dostawy lub zmianę parametrów usługi - warunków technicznych po konsultacji z kierownikiem Działu Remontów i Inwestycji. W przypadkach gdy zmiana parametrów usługi ma wpływ na jej koszt również po konsultacji z Kierownikiem Działu Eksploatacji.
- Informowanie dostawców o zmianie stanów prawnych nieruchomości.
- Przekazywanie danych umożliwiających naliczanie opłat środowiskowych.
- Zatwierdzanie pod względem merytorycznym faktur, rachunków, poleceń przelewów itp. dot. zarządzanych zasobów, z wyjątkiem zatwierdzania pod względem merytorycznym dokumentów dotyczących dostawy mediów (kosztów niezależnych od właściciela) do zarządzanych zasobów.
- Dostarczanie wygenerowanej przez Dział Eksploatacji korespondencji dotyczącej mediów (zawiadomień o zmianie wysokości opłat, wyników rozliczeń, informacji o konieczności legalizacji urządzeń pomiarowych, o stanach urządzeń pomiarowych, itp.) użytkownikom lokali oraz dzierżawcom terenów w zarządzanych zasobach.
- Zawiadamianie właścicieli zarządzanych nieruchomości prywatnych o wynikach rozliczeń wraz z określeniem terminu zapłaty różnicy ujemnego salda.
- Współpraca z właścicielami nieruchomości prywatnych w zakresie zarządu ich nieruchomościami a szczególnie ustalanie planów gospodarczych, wysokości przychodów lub uzyskiwanie decyzji w sprawie realizacji zawartych umów.
- Rozliczanie przychodów i kosztów zarządzanych nieruchomości prywatnych:
- roczne w stosunku do nieruchomości w samoistnym posiadaniu Miasta Bydgoszcz
- w terminach wynikających z zawartych umów o zarządzanie.
- Czynny udział w charakterze przedstawiciela Miasta Bydgoszczy w zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych zarządzanych przez Spółkę. Dodatkowo w przypadku braków kadrowo-organizacyjnych na wniosek Kierownika Działu Gospodarki Nieruchomościami udział w zebraniach Wspólnot Mieszkaniowych w obcym zarządzie.
- Wydawanie warunków technicznych montażu wodomierzy, odbiór i plombowanie wodomierzy.
- Likwidacja szkód powstałych z tytułu ubezpieczeń majątkowych lub odpowiedzialności cywilnej polegająca na przygotowaniu dokumentacji zdarzenia, zgłoszeniu szkody, udziału w wizjach, weryfikacji wyceny, we współpracy z Działem Remontów i Inwestycji zakresu i wyceny szkody, przygotowaniu dokumentacji księgowej, prowadzeniu ewidencji zdarzeń oraz kwartalne raportowanie do Działu Eksploatacji.
- Kontrola prawidłowości działania instalacji wod-kan, co i cwu, elektrycznej, gazowej oraz urządzeń pomiarowych budynkowych i lokalowych, w przypadku stwierdzenia zawyżonych zużyć mediów lub na zgłoszenie ZE. Diagnoza powodów zawyżonych zużyć, lokalizacja awarii, odczyty kontrolne urządzeń pomiarowych.
Do zadań Kierownika Rejonu Wspólnot Mieszkaniowych należy:
- Prowadzenie i aktualizacja ewidencji zarządzanych zasobów Wspólnot Mieszkaniowych.
- Bieżący monitoring podległych nieruchomości oraz dokonywanie ich przeglądu zgodnie z przepisami prawa budowlanego.
- Kontrola realizacji uchwał Wspólnot Mieszkaniowych oraz realizacji świadczonych usług przez podmioty zewnętrzne.
- Przygotowywanie harmonogramu zebrań sprawozdawczo-wyborczych Wspólnot Mieszkaniowych i ich obsługa.
- Monitorowanie wpływu należnych wpłat właścicieli oraz podejmowanie czynności przedwindykacyjnych.
- Przekazywanie i przejmowanie nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych.
- Aktualizacja bazy danych w zakresie stanu zarządzanych zasobów.
- Przygotowanie dokumentacji do ubiegania się o uzyskanie kredytu lub dotacji.
- Przekazywanie do Działu Gospodarki Nieruchomościami informacji o nieruchomościach, w stosunku do których należy wykonać inwentaryzację, zatwierdzanie inwentaryzacji poprzez podjęcie stosownych uchwał i ich przekazywanie do Działu Gospodarki Nieruchomościami, celem doprowadzenia do sprostowania udziałów w nieruchomości.
- Współpraca ze służbami porządkowymi.
- Potwierdzanie wniosków właścicieli o uzyskanie dodatku mieszkaniowego.
- Wystawianie dokumentów sprzedaży dotyczących części wspólnych nieruchomości oraz odsprzedaży mediów.
- Rozliczanie kosztów dostawy mediów, wywozu nieczystości stałych i płynnych, utrzymania dźwigów oraz domofonów, anten zbiorczych i urządzeń do podnoszenia ciśnienia wody.
- Prowadzenie dokumentacji księgowo-finansowej w zakresie zarządzanych nieruchomości oraz kosztów własnych. Rozliczanie oraz sporządzanie analiz przychodów i kosztów zarządzanych nieruchomości.
- Analiza kosztów i przychodów Wspólnot Mieszkaniowych oraz rozliczanie Wspólnot Mieszkaniowych w tym właścicieli.
- Zlecanie wykonania robót konserwacyjnych i remontowych w oparciu o zawarte umowy oraz przygotowywanie zestawień robót w oparciu o plany gospodarcze Wspólnot Mieszkaniowych.
- Współpraca z operatorami telekomunikacyjnymi w obszarze budowy instalacji teletechnicznych w budynkach Wspólnot Mieszkaniowych.
- Zatwierdzanie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym do zapłaty faktur, rachunków, poleceń przelewów itp. dotyczących zarządzanych zasobów.
- Sporządzanie i wypowiadanie umów dotyczących prac remontowych, konserwacyjnych, dostawy mediów, kominiarskich, przeglądów technicznych, pogotowia technicznego, sprzątania nieruchomości, wywozu nieczystości nietypowych, dezynsekcji, deratyzacji i dezynfekcji, wycinki, nasadzeń i rekultywacji terenów, najmu i dzierżawy części wspólnych, oraz umów przyłączeniowych do infrastruktury technicznej dostawców mediów.
- Przygotowywanie i zawieranie umów najmu gruntu, części nieruchomości budynkowej (np. bramy, klatki schodowe), w których najemcą jest Miasto Bydgoszcz.
- Występowanie z wnioskami do dostawców mediów o zmianę parametrów usługi (dla dostaw energii elektrycznej i gazu po konsultacji z kierownikiem Działu Remontów i Inwestycji).
- Weryfikowanie umów na dostawę mediów dla Wspólnot Mieszkaniowych.
- Przygotowywanie poleceń przelewów z tytułu wynagrodzenia za zarządzanie nieruchomościami Wspólnot Mieszkaniowych.
- Sporządzanie umów na zarządzanie nieruchomościami Wspólnot Mieszkaniowych.
- Obsługa i kontrola programu rozliczającego przychody i koszty eksploatacyjne Wspólnot Mieszkaniowych.
- Podejmowanie działań w celu utrzymania zarządu nieruchomościami Wspólnot Mieszkaniowych.
- Prowadzenie całokształtu spraw związanych z opłatami publiczno-prawnymi i opłatami środowiskowymi dotyczącymi budynków Wspólnot Mieszkaniowych.
- Prowadzenie całokształtu spraw w zakresie ubezpieczeń majątkowych, ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej oraz realizacja wszelkich spraw związanych z likwidacją szkód w budynkach Wspólnot Mieszkaniowych.
- Planowanie, zatwierdzanie faktur oraz księgowanie kosztów utrzymania własnej siedziby.
- Pobieranie od właścicieli lokali opłat za czynności nie objęte umowami o administrowanie nieruchomością wspólną.
- Prowadzenie całokształtu spraw związanych z wdrożeniem i obsługą spraw związanych z Polityką Bezpieczeństwa Przetwarzania Danych Osobowych we Wspólnotach Mieszkaniowych.
- Prowadzenie całokształtu zadań związanych z windykacją należności wspólnot mieszkaniowych, w tym:
- prowadzenie windykacji polubownej oraz przygotowywanie i przekazywanie do Kancelarii Prawnej spraw ww. należności celem skierowania do windykacji sądowej,
- przekazywanie Kancelarii Prawnej informacji o wpłatach dokonywanych przez dłużników na poczet kosztów zastępstwa procesowego należnych radcy prawnemu bądź adwokatowi oraz na poczet należności objętych postępowaniami sądowymi i egzekucyjnymi.
Jednostki terenowe (Rejony Obsługi Mieszkańców)
Spółka posiada 5 jednostek terenowych - Rejonów Obsługi Mieszkańców:
- Rejon Obsługi Mieszkańców nr 2 - ul. Techników 5
Sekretariat tel. 52-348-87-88, 52-34-888-70 fax 52-348-87-88
Kierownik Leokadia Sojka - Rejon Obsługi Mieszkańców nr 3 - ul. Gdańska 9
Sekretariat tel. 52-348-89-20 fax 52-348-89-20
Kierownik Dorota Nowakowska - Rejon Obsługi Mieszkańców nr 4 - ul. Modrzewiowa 23
Sekretariat tel. 52-348-87-60 fax 52-348-87-68
Kierownik Maciej Grabowski - Rejon Wspólnot Mieszkaniowych - ul. Toruńska 36
Sekretariat tel. 52-348-87-28 fax 52-348-87-36
Kierownik Violetta Schulz
Biuro Zarządu (ZZ)
Do zadań Kierownika Biura Zarządu należy:
- Ogólny nadzór nad organizacją Spółki związany z inicjowaniem i wprowadzaniem zmian w Regulaminie Organizacyjnym i innych wewnętrznych aktach normatywnych w oparciu o uchwały i inne decyzje podejmowane przez organy Spółki.
- Koordynowanie współpracy między Zgromadzeniem Wspólników, Radą Nadzorczą, Zarządem i kierownictwem poszczególnych komórek organizacyjnych.
- Przygotowywanie materiałów i obsługa posiedzeń władz Spółki oraz przekazywanie podjętych decyzji i ustaleń właściwym organom i komórkom organizacyjnym celem ich realizacji.
- Opracowywanie projektów uchwał, zarządzeń, poleceń, regulaminów i instrukcji dotyczących działalności Spółki.
- Obsługa zewnętrznych organów kontrolujących Spółkę.
- Obsługa kancelaryjna Spółki oraz sekretariatu siedziby Spółki.
- Prowadzenie archiwum zakładowego i spraw związanych z utylizacją odpadów innych aniżeli sprzęt elektryczny i elektroniczny.
- Prowadzenie spraw administracyjnych dotyczących funkcjonowania Spółki w tym związanych z usługami telefonii komórkowej.
Główny Specjalista ds. kontroli wewnętrznej (ZK)
Do zakresu zadań Głównego Specjalisty ds. kontroli wewnętrznej należy:
- Przeprowadzanie kontroli w zakresie spraw związanych z działalnością Spółki na podstawie opracowanych planów oraz na polecenie Zarządu.
- Opracowywanie protokołów pokontrolnych i przedkładanie ich Zarządowi do ostatecznej decyzji oraz przygotowywanie zaleceń pokontrolnych.
- Przeprowadzanie inwentaryzacji zgodnie z przepisami dotyczącymi rachunkowości.
- Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych.
Dział Zamówień Publicznych (ZZP)
Do zadań Kierownika Działu Zamówień Publicznych należy:
- Przygotowywanie rocznych planów zamówień publicznych.
- Przygotowywanie i realizacja procedur przetargowych określonych ustawą Prawo zamówień publicznych oraz wyłączonych ze stosowania tej ustawy.
- Przygotowywanie umów na realizację prowadzonych postępowań o zamówienie publiczne.
- Akceptacja zamówień zgodnie z instrukcją budżetowania.
Dział Mieszkaniowy (ZDM)
Do zadań Kierownika Działu Mieszkaniowego należy realizacja zagadnień związanych z zaspokajaniem potrzeb mieszkaniowych Miasta Bydgoszcz, a w szczególności:- Merytoryczny nadzór nad całokształtem zagadnień mieszkaniowych realizowanych w Spółce.
- Przyjmowanie interwencji najemców oraz osób zainteresowanych uzyskaniem pomocy mieszkaniowej z zasobu Miasta i nadzór nad realizacją spraw przekazywanych jednostkom organizacyjnym w ramach przyjmowanych interwencji.
- Organizacja obsługi związanej z realizacją zadań prowadzonych w zakresie działalności Miejskiej Komisji Mieszkaniowej.
- Reprezentowanie Spółki w zakresie realizacji polityki mieszkaniowej Miasta.
- Reprezentowanie Spółki podczas interwencji mieszkańców przyjmowanych przez przedstawicieli władz Miasta.
- Typowanie lokali mieszkalnych do przekwalifikowania na lokale socjalne i socjalnych na mieszkalne oraz uczestnictwo w pracach komisji dokonującej przekwalifikowania.
- Prowadzenie ewidencji wolnych lokali mieszkalnych, socjalnych oraz pomieszczeń tymczasowych.
- Przygotowywanie materiałów dla Prezydenta Miasta w sprawach o opróżnienie nieruchomości oraz innych wymagających jego akceptacji.
- Prowadzenie całokształtu spraw związanych z wykwaterowaniami, ustaleniem prawa do tytułu prawnego oraz zamianą lokali mieszkalnych i socjalnych oraz ponownym zawarciem umowy najmu.
- Przekazywanie Działowi Egzekucji dokumentacji w celu wystosowania do Kancelarii Prawnej prośby o wytoczenie powództwa o eksmisję przeciwko osobom zajmującym lokal bez tytułu prawnego na skutek odmowy zawarcia umowy najmu bądź stwierdzenia braku zaistnienia przesłanek wstąpienia w stosunek najmu, jak również w przypadku bezumownego zajęcia pustostanu.
- Realizacja wyroków eksmisyjnych w części dotyczącej wskazania lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego.
- Sporządzanie umów najmu lokali mieszkalnych, lokali socjalnych, pomieszczeń tymczasowych i pracowni plastycznych, dokonywanie zmian ich postanowień oraz przygotowywanie dokumentów stanowiących podstawę do wypowiadania umów najmu w przypadku zaistnienia ustawowych bądź umownych przesłanek, za wyjątkiem wypowiadania umów z powodu pozostawania przez najemców w zwłoce z zapłatą czynszu.
- Rozpatrywanie wniosków o podnajem oraz przydział wolnej części lokalu wspólnego.
- Planowanie i kontrola realizacji planu przychodów z lokali mieszkalnych będących własnością Gminy, Skarbu Państwa, Spółki i osób fizycznych.
- Rozpatrywanie wniosków o przyznanie zniżek socjalnych.
Dział Gospodarki Nieruchomościami (ZGN)
Do zadań Kierownika Działu Gospodarki Nieruchomościami należy:- Prowadzenie całokształtu spraw związanych z udziałem Miasta lub Skarbu Państwa we Wspólnotach Mieszkaniowych.
- Prowadzenie ewidencji zasobów zarządzanych przez obcych zarządców nieruchomości – Wspólnot Mieszkaniowych z udziałem Miasta Bydgoszczy lub Skarbu Państwa oraz prowadzenie sprawozdawczości i przygotowanie analiz dotyczących udziału Miasta lub Skarbu Państwa we Wspólnotach Mieszkaniowych.
- Wykonywanie wszelkich czynności zmierzających do wycofywania udziału Gminy z nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych - inwentaryzacje, prostowanie udziałów, wycena, sprzedaż.
- Reprezentowanie Miasta lub Skarbu Państwa we Wspólnotach Mieszkaniowych w administracji obcej.
- Zaskarżanie uchwał Wspólnot Mieszkaniowych niezgodnych z prawem lub naruszających interes Miasta Bydgoszczy lub Skarbu Państwa.
- Uczestnictwo w przekazywaniu nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych z udziałem Miasta Bydgoszczy obcemu zarządcy.
- Kontrola i weryfikacja zgromadzonych środków finansowych przez Miasto Bydgoszcz we Wspólnotach Mieszkaniowych po wypowiedzeniu umowy na zarządzanie, przed przekazaniem nieruchomości innemu zarządcy.
- Weryfikacja i bieżące uzgadnianie wysokości zaliczki należnej Wspólnotom Mieszkaniowym będącym w obcym zarządzie.
- Weryfikacja i uzgadnianie rozliczeń zgromadzonych środków Gminy Bydgoszcz po sprzedaży kolejnych lokali gminnych znajdujących się w budynkach wspólnotowych.
- Koordynacja przepływu informacji i dokumentów dotyczących Wspólnot Mieszkaniowych pomiędzy ROM 1-4, RWM 1-2 oraz pozostałymi komórkami organizacyjnymi Spółki.
- Koordynacja procesu przekazywania Wspólnot Mieszkaniowych łącznie z wypowiedzeniem dostępu do konta bankowego.
- Zawiadamianie banków o wygaśnięciu uprawnienia Zarządcy do dysponowania kontem Wspólnoty Mieszkaniowej po przekazaniu w obcy zarząd.
Dział Egzekucji (ZEG)
Do zadań Kierownika Działu Egzekucji należy całokształt zadań związanych z windykacją należności Spółki oraz Miasta Bydgoszczy (stanowiących przychody z nieruchomości komunalnych przekazanych Spółce w zarząd), a w szczególności:
- Prowadzenie windykacji polubownej i komorniczej w stosunku do wszystkich należności Spółki oraz przygotowywanie i przekazywanie do Kancelarii Prawnej spraw ww. należności celem skierowania do windykacji sądowej, a w części przypadków także komorniczej.
- Prowadzenie windykacji polubownej należności Miasta Bydgoszczy i Skarbu Państwa oraz przygotowywanie i przekazywanie do Kancelarii Prawnej spraw ww. należności celem skierowania do windykacji sądowej i komorniczej.
- Sporządzanie wykazów należności nieściągalnych po otrzymaniu postanowień komornika o bezskutecznej egzekucji oraz monitoring terminów powtórnego wszczęcia egzekucji zgodnie z decyzją Zarządu.
- Nadzór i realizacja całokształtu rozliczeń z Kancelarią Prawną w zakresie wynagrodzenia za podejmowane czynności.
- Sporządzanie wykazów należności, których nieściągalność jest uprawdopodobniona z powodu zgonu dłużników oraz wykazów należności podlegających spisaniu w koszty Spółki z innych tytułów.
- Sporządzanie umów cesji wierzytelności.
- Przekazywanie informacji o istnieniu przesłanek do wypowiedzenia umowy najmu z powodu zaległości do Działu Sprzedaży bądź właściwego Rejonu Obsługi Mieszkańców.
- Kierowanie pisemnych uprzedzeń o zamiarze wypowiedzenia umowy najmu, wypowiadanie umów najmu lokali mieszkalnych, socjalnych oraz pomieszczeń tymczasowych oraz współpraca z Kancelarią Prawną w celu uzyskania wyroków eksmisyjnych przeciwko osobom zajmującym lokale bez tytułu prawnego.
- Podejmowanie wszelkich czynności związanych z realizacją prawomocnych wyroków eksmisyjnych, z wyłączeniem wskazania lokalu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego.
- Wydawanie zaświadczeń o pomocy de minimis oraz sporządzanie i przekazywanie Prezesowi UOKiK sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej.
- Nadzór i realizacja całokształtu rozliczeń z Miastem Bydgoszcz w zakresie wydatków ponoszonych przez Spółkę w imieniu Miasta Bydgoszczy i Skarbu Państwa w ramach prowadzonych postępowań sądowych i egzekucyjnych.
- Wypełnianie i opiniowanie wniosków o ponowne zawarcie umów najmu lokali mieszkalnych i socjalnych, po utracie tytułu z powodu zaległości.
- Bieżąca współpraca z Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w zakresie wskazywania osób, u których może występować trudna sytuacja życiowa.
- Planowanie i kontrola realizacji planu dochodów Miasta Bydgoszczy i Skarbu Państwa z gospodarki zasobem powierzonym Spółce do zarządzania, a także planu wydatków na pokrycie kosztów prowadzonych postępowań sądowych i egzekucyjnych.
- Ustalanie następców prawnych odpowiedzialnych za spłatę zobowiązań wobec Miasta Bydgoszczy lub Skarbu Państwa w przypadkach zgonu dłużnika i podejmowanie wobec nich czynności windykacyjnych.
- Realizacja całokształtu zagadnień związanych ze zgłaszaniem informacji o zadłużeniu dłużników Miasta Bydgoszczy do rejestru dłużników Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor.
Zespół ds. bhp, o.c. i p.poż. (ZB)
Do zadań Zespołu ds. bhp, o.c. i p.poż. należy:
- Wykonywanie uprawnień i obowiązków służby bhp.
- Przeprowadzanie wstępnych szkoleń w zakresie ochrony bhp i przeciwpożarowej.
- Kontrola przestrzegania przez pracowników przepisów bhp. i p.poż.
- Organizowanie przedsięwzięć mających na celu zapobieganie zagrożeniom dla życia lub zdrowia pracowników oraz systematyczną poprawę bhp, kontrolowanie wykonania zadań zleconych w tym zakresie.
- Prowadzenie ewidencji wypadków przy pracy oraz analiza przyczyn ich powstania.
- Nadzór nad prawidłową eksploatacją dźwigów osobowych w zarządzanych budynkach.
- Prowadzenie całokształtu spraw związanych z ochroną przeciwpożarową w zarządzanych budynkach i budowlach.
- Koordynacja i nadzór nad realizacją wszystkich zadań wyznaczonych Spółce w kompleksowym programie organizacji i przygotowania obrony cywilnej.
Główny Księgowy (ZG)
Do zadań Głównego Księgowego należy:
- Merytoryczny nadzór nad całokształtem zagadnień księgowo-finansowych realizowanych w Spółce.
- Prowadzenie księgowości zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
- Nadzorowanie ewidencji majątku trwałego i wyposażenia Spółki oraz Miasta Bydgoszczy.
- Organizowanie księgowości, dbanie o prawidłowe dokumentowanie zdarzeń gospodarczych, zapewnianie terminowego ustalania zobowiązań podatkowych oraz czuwanie nad terminowym dokonywaniem płatności z tytułu rozliczeń z organami podatkowymi i udziałowcem Spółki.
- Opracowywanie i uaktualnianie planu kont.
- Sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat oraz innych sprawozdań, których wykonanie wynika z przepisów prawa.
- Nadzorowanie działań związanych z dochodzeniem należności Spółki i Miasta Bydgoszczy.
- Nadzorowanie pracy nad projektem rocznego planu przychodów, kosztów i wyniku finansowego Spółki i Miasta Bydgoszczy jak również nad projektem rocznego sprawozdania Zarządu z działalności Spółki.
- Nadzór nad realizacją zadań w zakresie rozliczeń kosztów mediów.
- Nadzór nad prawidłowością prowadzenia analityki do księgi rachunkowej Miasta Bydgoszczy.
- Nadzór nad sprawozdawczością budżetową.
Dział Księgowo-Finansowy (GKF)
Do zadań Kierownika Działu Księgowo-Finansowego w szczególności należy:
- Dokumentowanie zdarzeń gospodarczych Spółki i Miasta Bydgoszczy oraz prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z planem kont.
- Bieżące planowanie przypływów gotówkowych w celu zapewnienia płynności finansowej i terminowego dokonywania zapłat.
- Współpraca z bankami.
- Prowadzenie spraw kaucji mieszkaniowych, użytkowych remontowych itp. (naliczanie odsetek, przygotowywanie do wypłaty, odpowiedzi na pisma).
- Prowadzenie likwidatury faktur.
- Sporządzanie analiz ekonomiczno - finansowych z działalności Spółki na potrzeby władz Spółki.
- Sporządzanie projektu rocznego planu przychodów, kosztów i wyniku finansowego Spółki i Miasta Bydgoszczy oraz projektu rocznego sprawozdania Zarządu z działalności Spółki.
- Prowadzenie kasy (wewnętrznej) Spółki.
- Przygotowywanie przelewów zaliczek w imieniu Gminy Bydgoszcz do Wspólnot Mieszkaniowych.
Główny Specjalista ds. analiz finansowych i sprawozdawczości (GAF)
Do zakresu zadań Głównego Specjalisty ds. analiz finansowych i sprawozdawczości należy:
- Pobieranie, agregowanie i opracowywanie danych pozyskanych ze zintegrowanego systemu informatycznego, niezbędnych do sporządzania bieżących informacji i okresowych analiz ekonomiczno – finansowych.
- Sporządzanie analiz ogólnych i tematycznych na potrzeby Zarządu Spółki, Rady Nadzorczej i Prezydenta Miasta Bydgoszczy.
- Przygotowywanie danych do sporządzania sprawozdań finansowych Spółki.
- Sporządzanie okresowych sprawozdań budżetowych.
- Współudział przy tworzeniu rocznych budżetów Spółki i Miasta Bydgoszczy.
- Analiza i okresowa weryfikacja przebiegu realizacji budżetu Spółki i Miasta Bydgoszczy.
Dział Spraw Pracowniczych (ZP)
Do zadań Kierownika Działu Spraw Pracowniczych należy w szczególności:
- Realizowanie polityki kadrowo-płacowej określonej przez Zarząd Spółki.
- Kontrola przestrzegania regulaminu pracy.
- Prowadzenie całokształtu spraw osobowych pracowników Spółki.
- Naliczanie wynagrodzeń i innych należności wynikających z umów o pracę, Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy oraz wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych zawieranych, w imieniu Wspólnot Mieszkaniowych.
- Dokonywanie naliczeń zasiłków i świadczeń ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.
- Prowadzenie całokształtu spraw socjalnych pracowników, emerytów i rencistów.
- Realizowanie spraw związanych z przejściem pracowników na emeryturę, rentę oraz świadczenie rehabilitacyjne.
- Prowadzenie spraw w zakresie szkoleń, w tym obowiązkowych bhp i p.poż. dla pracowników i zleceniobiorców.
Dział Informatyki (ZI)
Do zadań Kierownika Działu Informatyki w szczególności należy:
- Nadzór nad poprawnym działaniem sprzętu: komputerowego, drukującego, skanującego, zasilaczy awaryjnych oraz kopiującego.
- Prowadzenie wszelkich czynności mających na celu umożliwienie właściwego korzystania z oprogramowania funkcjonującego w Spółce.
- Nadzór nad prawidłowym działaniem sieci komputerowej i telefonicznej.
- Zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi do drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych i kopiujących.
- Współpraca z operatorami telekomunikacyjnymi w zakresie prawidłowego działania łączy teleinformatycznych.
- Nadzór nad bezpieczeństwem danych osobowych.
- Prowadzenie bieżącej inwentaryzacji środków trwałych w zakresie sprzętu informatycznego oraz nadzór nad legalnością oprogramowania informatycznego.
- Przygotowywanie dokumentacji odnośnie postępowań przetargowych, dotyczących branży teletechnicznej i informatycznej.
- Administracja stronami internetowymi oraz nadzór nad prawidłowym działaniem poczty elektronicznej.
- Planowanie i kontrola budżetu w zakresie sprzętu informatycznego, oprogramowania serwerowego i użytkowego oraz usług informatycznych związanych z działalnością Spółki.
- Wykonywanie kluczowych procesów w Zintegrowanym Systemie Informatycznym.
- Wykonywanie czynności administracyjno-użytkowych w systemach bankowości elektronicznej.
- Administracja portalem sprawozdawczości elektronicznej GUS w zakresie nadawania uprawnień dla użytkowników, nadzoru nad terminowym składaniem stosownych deklaracji.
- Administracja systemem Internetowej Obsługi Kontrahenta.
- Prowadzenie magazynu sprzętu elektrycznego i elektronicznego oraz utylizacja odpadów tego sprzętu.
- Prowadzenie spraw związanych z łącznością telefoniczną i teleinformatyczną z wyłączeniem usług telefonii komórkowej.
- Pełnienie funkcji Administratora Systemu Informatycznego.
Dział Remontów i Inwestycji (ZRI)
Do zadań Kierownika Działu Remontów i Inwestycji należy prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją zadań inwestycyjnych i remontowych Spółki, a w szczególności:
- Funkcjonalny nadzór nad realizacją zagadnień remontowych, inwestycyjnych i konserwacyjnych związanych z obsługą techniczną nieruchomości oraz utrzymaniem obiektów budowlanych.
- Sporządzanie planów remontów oraz inwestycji budowlanych.
- Wypełnianie praw i obowiązków uczestników procesu budowlanego w zakresie prowadzenia nadzoru inwestorskiego nad realizacją prac remontowych i inwestycyjnych wraz z ich odbiorem.
- Uzyskiwanie decyzji pozwolenia na wykonywanie robót budowlanych.
- Sporządzanie zakresów i kosztorysów robót budowlanych.
- Weryfikacja umów na dostawę energii elektrycznej i gazu oraz wody w zakresie parametrów technicznych.
- Udział wraz z ROM-ami w przygotowaniu dokumentacji do postępowań przetargowych na prace konserwacyjne oraz kontrole stanu technicznego wynikające z przepisów Prawa budowlanego.
- Rozpatrywanie wniosków mieszkańców, użytkowników i osób trzecich w sprawach prac remontowych lub inwestycyjnych, zmiany wyposażenia lub źródła grzania na podstawie otrzymanych z ROM-u dokumentów i opinii.
- Zajmowanie we współpracy z ROM-ami stanowiska w przypadku otrzymania zawiadomienia o wszczętym postępowaniu administracyjnym przez Urząd Miasta.
- Prowadzenie na wniosek ROM-u, ZDM-u spraw formalnych związanych z przekwalifikowaniem lokali mieszkalnych i użytkowych na podstawie załączonej do wniosku zgody właściciela lokalu.
- Potwierdzanie rzeczowo-finansowe zamówień wynikających z instrukcji budżetowania na roboty budowlane oraz wniosków o wszczęcie postępowania przetargowego.
Dział Sprzedaży (ZS)
Do zadań Kierownika Działu Sprzedaży należy:
- Prowadzenie ewidencji lokali użytkowych, garaży murowanych i boksów.
- Ewidencja zawartych umów najmu i dzierżaw.
- Prowadzenie postępowań dotyczących najmu lub dzierżawy lokali użytkowych, garaży, terenów, powierzchni itp. w oparciu o obowiązujące w Spółce akty normatywne:
- organizowanie przetargów wraz z dokumentowaniem ich przebiegu,
- organizowanie rokowań wraz z dokumentowaniem ich przebiegu,
- przygotowywanie umów.
- Prowadzenie w systemie informatycznym aktualnych danych kontrahentów i wystawianie dokumentów sprzedaży oraz korekt.
- Przygotowywanie aneksów, wypowiedzeń umów najmu lub dzierżawy.
- Prowadzenie postępowania dotyczącego odzyskiwania lokali, garaży, terenów, itp. po rozwiązaniu umowy oraz współpraca z kancelarią prawną w zakresie eksmisji.
Dział Rozliczeń ( ZR )
Do zadań Kierownika Działu Rozliczeń należy całokształt zadań związanych z ustalaniem oraz ewidencjonowaniem w systemie informatycznym należności innych niż mediowe Spółki oraz Miasta Bydgoszczy (stanowiących przychody z nieruchomości komunalnych przekazanych Spółce w zarząd), a w szczególności:
1. Ewidencjonowanie w systemie informatycznym:
- wypowiedzeń umów najmu oraz oświadczeń o wycofaniu wypowiedzenia umowy najmu,
- wyroków eksmisyjnych za wyjątkiem ewidencjonowania w module Windykacje,
- decyzji o przyznaniu lub wstrzymaniu dodatku mieszkaniowego, jak również zawiadamianie organu przyznającego dodatek mieszkaniowy o wystąpieniu zaległości obejmujące 2 pełne miesiące,
- wpłat dodatku mieszkaniowego,
- zmian ilości osób zamieszkałych w lokalu,
- zmiana standardów oraz właściwości lokalu,
- zmian powierzchni lokalu po przeprowadzonej inwentaryzacji,
- indywidualnych przecen składników opłat niemediowych (obniżka czynszu).
2. Otwieranie oraz zamykanie kont rozrachunkowych w następstwie:
- protokołu włączenia/wyłączenia nieruchomości z uwagi na zmianę jej własności,
- zawarcia umowy najmu, porozumienia, bezumownego zajęcia lokalu, zgonu najemcy, protokolarnego zdanie lokalu, jednostronnego przejęcia lokalu, wykupu lokalu.
3.Realizacja całokształtu zagadnień związanych z naliczeniami opłat niemediowych:
- tworzenie w cenniku nowych składników opłat,
- zmiana cen składników opłat oraz dat ich obowiązywania.
4. Zamknięcie sprzedaży miesiąca w module Czynsze Lokali Mieszkalnych.
5. Wykonywanie procesów niezbędnych do zamknięcia księgowego miesiąca w modułach Czynsze Lokali Mieszkalnych, Czynsze Lokali Użytkowych oraz Windykacje księgi ADM oraz Gminy, jak również w module Windykacje księgi Skarbu Państwa.
6. Aktualizowanie przepisów związanych z rozksięgowaniem wyciągów bankowych oraz przeksięgowaniem dokumentów uznań.
7. Aktualizowanie parametrów naliczania odsetek.
8. Dokonywanie korekt naliczeń na kontach rozrachunkowych.
9. Dokonywanie grupowych przecen składników opłat w następstwie wydania stosownych aktów prawa miejscowego.
Dział Eksploatacji (ZE)
Do zadań Kierownika Działu Eksploatacji należy:
- Prowadzenie ewidencji zarządzanych nieruchomości.
- Prowadzenie ewidencji zawartych umów na zarządzanie, z wyjątkiem umów dotyczących Wspólnot Mieszkaniowych.
- Wyjaśnianie stanów prawnych nieruchomości.
- Przyjmowanie i przekazywanie nieruchomości w oparciu o dyspozycje właścicieli, przy współpracy z właściwymi Wydziałami Urzędu Miasta, z wyłączeniem nieruchomości stanowiących własność Wspólnot Mieszkaniowych.
- Udział w przekazywaniu nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych powstałych z mocy prawa, których właściciele nie powierzyli zarządu Spółce.
- Prowadzenie całokształtu spraw niezbędnych do określenia wysokości należnego podatku od nieruchomości, podatku rolnego oraz podatku leśnego.
- Współuczestniczenie w przygotowywaniu umów na dostawę mediów i usług pozwalających na prawidłową eksploatację nieruchomości, zawieranych w wyniku postępowań przetargowych.
- Udział w opracowywaniu regulaminów rozliczeń opłat niezależnych od właściciela.
- Wspomaganie formalno-prawne Rejonu Wspólnot Mieszkaniowych w realizacji zadań w zakresie rozliczeń kosztów mediów.
- Występowanie do dostawców mediów z wnioskami o zmiany parametrów – mocy zamówionej dla co i cwu oraz symbolu grupy taryfowej taryfy dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków.
- Zatwierdzanie pod względem merytorycznym faktur, rachunków dot. dostawy mediów (kosztów utrzymania lokali niezależnych od właściciela) do zarządzanych zasobów oraz specyfikacja dokumentów zakupu.
- Sporządzanie analiz przychodów i kosztów dostawy mediów do zarządzanych nieruchomości.
- Aktualizacja danych w zakresie wysokości zaliczkowych opłat z tytułu dostawy mediów do lokali, z wyłączeniem lokali Miasta Bydgoszczy w nieruchomościach Wspólnot Mieszkaniowych zarządzanych przez RWM. Przekazywanie do właściwego ROM wygenerowanych dokumentów, celem poinformowania użytkownika.
- Zgłaszanie do właściwego ROM zawyżonych zużyć mediów w zarządzanych nieruchomościach.
- Rozliczanie kosztów dostawy mediów do nieruchomości oraz kosztów odprowadzania ścieków i wywozu nieczystości płynnych.
- Drukowanie oraz przekazywanie do właściwego ROM korespondencji dotyczącej mediów (wyników rozliczeń, informacji o konieczności legalizacji urządzeń pomiarowych, o stanach urządzeń pomiarowych, itp.) użytkownikom lokali oraz dzierżawcom terenów w zarządzanych zasobach.
- Sporządzanie dokumentacji niezbędnej do przygotowania postępowań przetargowych na usługi związane z: z wymianą lub montażem urządzeń pomiarowych – wodomierzy i ciepłomierzy lokalowych, utrzymaniem czystości, AZART, DDD, ochrona fizyczna, dozór elektroniczny, odbiór nieczystości płynnych, wycinką i nasadzeniami zieleni, opróżnienie po zgonach i przeprowadzki, wymianę piasku w piaskownicach i urządzeniami klimatyzacyjnymi.
- Sprawozdawczość GUS, przygotowywanie wszelkich danych na temat zużyć lub kosztów mediów.
- Prowadzenie całokształtu spraw w zakresie ubezpieczeń majątkowych i ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej zarządzanych nieruchomości wraz z majątkiem Spółki oraz nadzór nad realizacją spraw związanych z likwidacją szkód, z wyłączeniem nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych. Przygotowywanie raportów dotyczących ubezpieczeń wszystkich zarządzanych przez Spółkę nieruchomości Wspomaganie formalno-prawne ROM i RWM w zakresie ubezpieczeń.
- Zawieranie umów o zarząd nieruchomościami prywatnymi.
- Składanie sprawozdań z tytułu wprowadzenia zanieczyszczeń do środowiska.
- Prowadzenie całokształtu spraw w zakresie gospodarowania odpadami komunalnymi zarządzanych nieruchomości wraz z nieruchomościami Spółki „ADM” z wyjątkiem nieruchomości Wspólnot Mieszkaniowych oraz składanie deklaracji o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
- Zatwierdzanie i nadzór nad zlecaniem odbioru odpadów z nieruchomości niezamieszkałych.
- Prowadzenie całokształtu spraw związanych z realizacją Programu umożliwiającego zwolnienie z długu z tytułu używania lokali mieszkalnych wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego Miasta Bydgoszczy poprzez spełnienie świadczenia niepieniężnego.
- Zatwierdzanie i nadzór nad całokształtem spraw związanych ze składanymi wnioskami o zgodę właściciela na wycinkę drzew i krzewów oraz wnioskami o wydanie decyzji zezwalającej na wycinkę drzew i krzewów.